A sikeres megbeszélés ezen a 4 dolgon múlik

Szerző: Szlafkai Éva
Milyen a jó megbeszélés? | Out of Your Box Magazinblog | 365letszikra.hu

Sok esetben egy értekezlet unalmas, céltalan, oxigénszegény és csak arra jó, hogy ugyanazt vond le végkövetkeztetésként, mint amit már az elején is tudtál.

Előre mutatónak kellene lennie és fókuszra tartónak, de több esetben inkább körbetoporgásnak hat, olyan időtöltésnek, amelyet hasznosabb munkára is lehetett volna fordítani. Ráadásul ugyanez a folyamat igaz lehet egy családi megbeszélésre is, ahol döntést kell hoznia több embernek.

Természetesen tisztelet a kivételnek. 😉

Ám aki egyetért, és szeretne változtatni, megosztok néhány apró, ám annál hatásosabb praktikát, amelytől eredményesebbé lehet tenni egy megbeszélést.

Milyen kis újítások vezethetnek eredményesebb értekezletekhez?

Ez a címe annak az alfejezetnek, amely az egyik mostanában olvasott, neves szakértők által írt könyvben szerepel (Kis lépés nagy hatás).

Ebben a fejezetben arra keresik a választ:

Mit tehetnénk, hogy egy meeting vagy egy családi megbeszélés során kellő mennyiségű infót osszunk meg és hatékonyan kommunikáljunk?

  1. Információ gyűjtés
    Még a beszélgetés előtt gyűjtse össze minden érintett az alap infóit írásban, hogy a megbeszélés ezen összegzésekkel kezdődhessen, mindenki tisztába legyen a kiinduló helyzettel. Így nagy eséllyel nem fogjuk a teljes időt ezen infók agyon-újrabeszélésével tölteni, hanem onnan folytathatjuk, ahol abbahagytuk esetleg legutóbb, vagy magával a konkrét problémával/kérdéssel, amiért összegyűltünk. Jó apropó a sok ötlet, nézőpont feltárására is. Valamint az írásos forma miatt a nagy hangúak nem nyomják el majd a többieket.
  2. A vezetőé az utolsó szó
    Mindig az zárja az adott megbeszélést, aki az összehívója az eseménynek, vagy vezető, családfő, véleményvezér. Erre azért van szükség, hogy mások ötletei, javaslatai is érvénybe kerüljenek, ne vigye el a csoportot a fő befolyásoló véleménye.
  3. Kötelező írásos vázlat
    Ez a lista alap, de annál lényegesebb elemeket tartalmaz arra vonatkozólag, ami a megbeszélésen történik. Olyan kérdésekre adja meg a válaszokat, amelyek elmulasztása problémákhoz vezethet. (A megfelelő személyek vannak jelen? Ki a véleményvezér? Vajon kinek lesznek ellenvetései? Megfelelő a képviselt szakterületek aránya? Mi a megbeszélés célja? Ez milyen esetben teljesül?…)
  4. Az ülésrend hangsúlya
    Az, hogy miként van elrendezve a székek és az asztal, meghatározza az emberek öszpontosítását. A megbeszélési tér elrendezése számos célt elősegíthet. A körkörös kialakítás aktivizálja az emberekben a valahová tartozás igényét >>> csoport érdekek előtérbe kerülése. Ez segíti a résztvevők együttműködését, a közös gondolkodást.
    A négyszög alak pedig éppen ellenkezőleg az emberek egyediségére terelik a figyelmet >>> individualista érdek. Ez pedig az egyéni felelősségvállalást hivatott elősegíteni.

Persze, ezeknek a praktikáknak a betartása nem hordozza magában az automatikus sikert, de arra mindenképpen jó, hogy segítsen mederben tartani és kicsit irányítottabbá tenni a megbeszéléseket. Kevesebb csapongás, nagyobb hatékonyság.

Egy próbát megér, nem?


HA TE IS A DOBOZON KÍVÜL SZEMLÉLED A VILÁGOT, CSATLAKOZZ A FACEBOOK OLDALHOZ VAGY IRATKOZZ FEL AZ ÖTLETSZIKRÁKRA!

 

Ezeket olvastad már?