Halogatunk, késünk, elúszunk a feladatokkal vagy éppen frusztrálóan túlszervezettek vagyunk… Az biztos, az idő mindenkit érint, így az időbeosztás nagyon fontos témakör mindannyiunk életében. Úgy keressük a hatékony időmenedzsment módszer titkát, mint a Szent Grált. Talán most egy lépéssel, sőt, hárommal közelebb juthatunk hozzá. 🙂
Az időről több szikracikkben is olvashattál, például hogy miként illessz plusz egy órát a napodba, vagy hogyan használják cégek az időt fizetőeszközként, ám most nézzünk egy másik megvilágítást és néhány hatékony módszert.
3 időmenedzsment módszer, amely segíthet sikeresen beosztani az idődet
Válogass kedvedre, illetve neked van bevált módszered?
Eisenhower-mátrix – sürgős és fontos
Az USA 34. elnökéről – Dwight D. Eisenhower az időgazdálkodás mestere volt – elnevezett módszerrel könnyebben eligazodhatunk a fontos és sürgős teendőink között. Sokszor azért nyomasztanak a teendők, mert azt hisszük, hogy azonnal meg kell oldanunk. Pedig inkább mérlegelni kellene sürgősség és fontosság szerint.
Mutatom egy ábrán:
Töltsd ki a mátrixot az aktuális feladatokkal, vagy egyszerűen az is segíthet a hatékony időbeosztásban, ha a feladataidat ennek mentén gondolod át.
A munkafolyamat irányítás 5 lépése
Ahhoz, hogy a tennivalóinkat kiegyensúlyozottan irányíthassuk, érdemes ezt az 5 lépést a napi rutinunk részévé tenni. Ez a GTD-módszertanból származik.
- RÖGZÍTSD, ami megragadja a figyelmed! Az ötletek és teendők esetében ez mehet noteszbe, dokumentumba, applikációba vagy éppen naplóba. Én a telefonomon lévő jegyzet eszközt vagy a Google keep-et használom, mert ez a leggyorsabb. Minden egyéb esetben ez azt jelenti, hogy felfogod ép ésszel, amit tapasztalsz, tudomást veszel a helyzetről.
- TISZTÁZD, hogy az egyes elemek mit jelentenek és mihez kezdj velük! Tehát azonnal értékeld a beérkező infót, feladatot (lásd a 2 perces szabály része).
- RENDSZEREZD az eredményeket, hogy lásd a lehetőségeidet!
- REFLEKTÁLJ, hogy mit kezdesz vele!
- CSELEKEDJ, vagyis valósítsd meg, ahogy eltervezted!
Hogyan néz ki ez egy hétköznapi helyzetben? Legyen szó új ötletekről, egyszerű teendőkről, vagy nem a számításaink szerint alakuló dologról, mindig ezt a sémát alkalmazzuk. Mondjuk vendégeket várunk, de hazaérkezve nagy rendetlenség fogad. 1. Állapítsd meg, hogy mi nincs a helyén (rögzítés). 2. Döntsd el, hogy mit dobsz ki és mit pakolsz el, hogyan fogsz cselekedni (tisztázás). 3. Készíts egy tervet, hogy miként állítod vissza a rendet, esetleg delegálsz-e valakinek feladatot, vagyis a párod leviszi a szemetet, amíg te a kajákat a hűtőbe pakolod és elmosogatsz (rendszerezés). 4. Mivel az eredeti feladat, hogy vendégeket vársz, erre reflektálsz, hogy akkor mi a teendő, például van-e otthon minden, ami a kajához kell (reflektálás). 5. Elkezded a főzést (cselekvés).
Általában az első két lépésen véreznek el az emberek, mert mindent fejben akarnak tartani, nem írjak le vagy nem összegeznek és nem tisztáznak, nem hoznak(tudatos) döntéseket a cselekvés elkezdése előtt. Ezáltal lehetne pedig tisztábban látni a helyzetet és pánik vagy halogatás helyett az ellenőrzésünk alatt tartani.
David Allen klasszul tanácsolja, hogy
gondoljuk végig, mi szükséges ahhoz, hogy mindig tudjuk, mit, mikor, hogyan verhetünk ki a fejünkből.
Erre vonatkozik a következő 2 perces szabály. Imádom és használom!
Hatékonyabb énem – időmenedzsment másként
GTD-módszertan – 2 perces szabály
Ismered az érzést, amikor valamin dolgozol, de eszedbe jut valami apróság? Apróság, de ott motoszkál, hogy meg kellene tenned (pl.: egy e-mail megírása, szólni a kollégádnak valamiről stb.). Mikroteendők, de ha nem foglalkozol vele, egyre csak gyűlnek és ott piszkálnak tudat alatt. Nagyon el tudja vinni a fókuszt. Tegyél róla, hogy ne vigye el, ezáltal produktívabbnak érezheted magad.
Az egész lényege leegyszerűsítve a következő folyamat. Ha bejön egy új input, feladat, ötlet, akkor AZONNAL dönts a sorsáról.
- Ha belefér 2 percbe az elvégzése, akkor tedd meg azonnal!
- Ha nem fér bele 2 percbe az elvégzése, akkor
- vagy iktasd be magadnak egy későbbi időpontra (naptár, applikáció, határidőnapló stb.) és majd akkor foglalkozz vele,
- vagy delegáld másnak a feladatot, akihez jobban passzol,
- de ha nem delegálod és nem is te akarod elvégzeni, akkor töröld a feladatok közül és ne foglalkoztasson többet a gondolat.
Ilyen egyszerűen meg tudsz szabadulni a folyamatosan utadba kerülő mikrofeladatoktól.
Ha bővebben érdekel a téma, a GTD – Az időmenedzsment új módszertana c. HVG könyvet ajánlom, illetve a Womenspiration IDŐMENEDZSMENT ONLINE KURZUSÁT, ahol többek között ezekről a módszertanokról is bővebben szó lesz.
Időbeosztási praktikáim
Az alábbi Nők az útON podcast adásban megosztjuk Anitával a mi időbeosztási szokásainkat. Ezek között néhány igen hasznos módszer is elhangzik, amelyek sokkal hatékonyabbé tehetik a ti napjaitokat is. Hallgasd meg most, vagy egy podcast applikációval (Spotify, Apple podcast, Anchor stb.) bármikor!
Csatlakozz most a Szikra Hub-hoz, amely egy kreatív fókuszú tudástár, és fejlődj több mint 300 inspiráló tudásanyagból. Irány a szikrahub.hu! További lehetőségek: SZIKRAMAIL, ONLINE KURZUSOK.
Kreatív szemléletmód a fókuszban – előadások, kurzusok, céges tréningek változatos témákban, rendhagyó nézőpontokból. evaszlafkai.hu