3 bevált időmenedzsment módszer, hogy hatékonynak érezd magad!

Szerző: Szlafkai Éva
3 bevált időmenedzsment módszer, hogy hatékonynak érezd magad!

Halogatunk, késünk, elúszunk a feladatokkal vagy éppen frusztrálóan túlszervezettek vagyunk… Az biztos, az idő mindenkit érint, így az időbeosztás nagyon fontos témakör mindannyiunk életében. Úgy keressük a hatékony időmenedzsment módszer titkát, mint a Szent Grált. Talán most egy lépéssel, sőt, hárommal közelebb juthatunk hozzá. 🙂

Az időről több szikracikkben is olvashattál, például hogy miként illessz plusz egy órát a napodba, vagy hogyan használják cégek az időt fizetőeszközként, ám most nézzünk egy másik megvilágítást és néhány hatékony módszert.

A világ begyorsult, de brutálisan

Tipikus példa, hogy a mai The New York Times egy heti számában több információ zúdul ránk, mint a 19. században egy év alatt. De hozok egy még közelebbi példát.

Az elmúlt 72 órában több változást előidéző, feladatteremtő ingert tapasztaltunk meg, mint a szüleink 1 hónap vagy akár 1 év alatt.

Csoda, ha feladattengerben úszunk és időhiányban szenvedünk? Csoda, hogy túléljük, konkrétan. Nem vagyunk erre felkészülve, pláne felkészítve, tehát fel kell kötni a gatyát, mert a tempó ennél csak sokkal gyorsabb lesz. Napról napra. Ugye tudjátok, ezért szajkózom a kreatív problémamegoldó, rugalmas gondolkodás fontosságát, hogy ehhez a brutális mértékű változáshoz alkalmazkodni és benne (sikeresen) élni tudjunk.

3 időmenedzsment módszer, amely segíthet sikeresen beosztani az idődet

Válogass kedvedre, illetve neked van bevált módszered?

Eisenhower-mátrix – sürgős és fontos

Az USA 34. elnökéről – Dwight D. Eisenhower az időgazdálkodás mestere volt – elnevezett módszerrel könnyebben eligazodhatunk a fontos és sürgős teendőink között. Sokszor azért nyomasztanak a teendők, mert azt hisszük, hogy azonnal meg kell oldanunk. Pedig inkább mérlegelni kellene sürgősség és fontosság szerint.

Mutatom egy ábrán:

EISENHOWER-MATRIX

Töltsd ki a mátrixot az aktuális feladatokkal, vagy egyszerűen az is segíthet a hatkony időbeosztásban, ha a feladataidat ennek mentén gondolod át.

A munkafolyamat irányítás 5 lépése

Ahhoz, hogy a tennivalóinkat kiegyensúlyozottan irányíthassuk, érdemes ezt az 5 lépést a napi rutinunk részévé tenni. Ez a GTD-módszertanból származik.

  1. RÖGZÍTSD, ami megragadja a figyelmed! Az ötletek és teendők esetében ez mehet noteszbe, dokumentumba, applikációba vagy éppen naplóba. Én a telefonomon lévő jegyzet eszközt vagy a Google keep-et használom, mert ez a leggyorsabb. Minden egyéb esetben ez azt jelenti, hogy felfogod ép ésszel, amit tapasztalsz, tudomást veszel a helyzetről.
  2. TISZTÁZD, hogy az egyes elemek mit jelentenek és mihez kezdj velük! Tehát azonnal értékeld a beérkező infót, feladatot (lásd a 2 perces szabály része).
  3. RENDSZEREZD az eredményeket, hogy lásd a lehetőségeidet!
  4. REFLEKTÁLJ, hogy mit kezdesz vele!
  5. CSELEKEDJ, vagyis valósítsd meg, ahogy eltervezted!

Hogyan néz ki ez egy hétköznapi helyzetben? Legyen szó új ötletekről, egyszerű teendőkről, vagy nem a számításaink szerint alakuló dologról, mindig ezt a sémát alkalmazzuk. Mondjuk vendégeket várunk, de hazaérkezve nagy rendetlenség fogad. 1. Állapítsd meg, hogy mi nincs a helyén (rögzítés). 2. Döntsd el, hogy mit dobsz ki és mit pakolsz el, hogyan fogsz cselekedni (tisztázás). 3. Készíts egy tervet, hogy miként állítod vissza a rendet, esetleg delegálsz-e valakinek feladatot, vagyis a párod leviszi a szemetet, amíg te a kajákat a hűtőbe pakolod és elmosogatsz (rendszerezés). 4. Mivel az eredeti feladat, hogy vendégeket vársz, erre reflektálsz, hogy akkor mi a teendő, például van-e otthon minden, ami a kajához kell (reflektálás). 5. Elkezded a főzést (cselekvés).

Általában az első két lépésen véreznek el az emberek, mert mindent fejben akarnak tartani, nem írjak le vagy nem összegeznek és nem tisztáznak, nem hoznak(tudatos) döntéseket a cselekvés elkezdése előtt. Ezáltal lehetne pedig tisztábban látni a helyzetet és pánik vagy halogatás helyett az ellenőrzésünk alatt tartani.

David Allen klasszul tanácsolja, hogy

gondoljuk végig, mi szükséges ahhoz, hogy mindig tudjuk, mit, mikor, hogyan verhetünk ki a fejünkből.

Erre vonatkozik a következő 2 perces szabály. Imádom és használom! Már behoztam Womenspiration workshopba is, és minden résztvevőnél sikert aratott. 🙂

3 bevált időmenedzsment módszer, hogy hatékonynak érezd magad!

GTD-módszertan –  2 perces szabály

Ismered az érzést, amikor valamin dolgozol, de eszedbe jut valami apróság? Apróság, de ott motoszkál, hogy meg kellene tenned (pl.: egy e-mail megírása, szólni a kollégádnak valamiről stb.). Mikroteendők, de ha nem foglalkozol vele, egyre csak gyűlnek és ott piszkálnak tudat alatt. Nagyon el tudja vinni a fókuszt. Tegyél róla, hogy ne vigye el, ezáltal produktívabbnak érezheted magad.

Az egész lényege leegyszerűsítve a következő folyamat. Ha bejön egy új input, feladat, ötlet, akkor AZONNAL dönts a sorsáról.

  1. Ha belefér 2 percbe az elvégzése, akkor tedd meg azonnal!
  2. Ha nem fér bele 2 percbe az elvégzése, akkor
    1. vagy iktasd be magadnak egy későbbi időpontra (naptár, applikáció, határidőnapló stb.) és majd akkor foglalkozz vele,
    2. vagy delegáld másnak a feladatot, akihez jobban passzol,
    3. de ha nem delegálod és nem is te akarod elvégzeni, akkor töröld a feladatok közül és ne foglalkoztasson többet a gondolat.

Ilyen egyszerűen meg tudsz szabadulni a folyamatosan utadba kerülő mikrofeladatoktól.

Ha bővebben érdekel a téma, a GTD – Az időmenedzsment új módszertana c. HVG könyvet ajánlom.

Időbeosztási praktikáim

Az alábbi Nők az útON podcast adásban megosztjuk Anitával a mi időbeosztási szokásainkat. Ezek között néhány igen hasznos módszer is elhangzik, amelyek sokkal hatékonyabbé tehetik a ti napjaitokat is. Hallgasd meg most, vagy egy podcast applikációval (Spotify, Apple podcast, Anchor stb.) bármikor!

TÉGED IS HAJT A KÍVÁNCSI TUDÁSVÁGY? KÖVESD A SZIKRÁKAT A TÖBB EZER FEJLŐDNI VÁGYÓ, KREATÍV NÉZŐPONTRA NYITOTT OLVASÓVAL EGYÜTT: SZIKRAMAILFACEBOOKINSTAGRAM

Ezeket olvastad már?