3 bevált időmenedzsment módszer, hogy hatékonynak érezd magad!

Szerző: Szlafkai Éva
3 bevált időmenedzsment módszer, hogy hatékonynak érezd magad!

Halogatunk, késünk, elúszunk a feladatokkal vagy éppen frusztrálóan túlszervezettek vagyunk… Az biztos, az idő mindenkit érint, így az időbeosztás nagyon fontos témakör mindannyiunk életében. Úgy keressük a hatékony időmenedzsment módszer titkát, mint a Szent Grált. Talán most egy lépéssel, sőt, hárommal közelebb juthatunk hozzá. 🙂

Az időről több szikracikkben is olvashattál, például hogy miként illessz plusz egy órát a napodba, vagy hogyan használják cégek az időt fizetőeszközként, ám most nézzünk egy másik megvilágítást és néhány hatékony módszert.

A világ begyorsult, de brutálisan

Tipikus példa, hogy a mai The New York Times egy heti számában több információ zúdul ránk, mint a 19. században egy év alatt. De hozok egy még közelebbi példát.

Az elmúlt 72 órában több változást előidéző, feladatteremtő ingert tapasztaltunk meg, mint a szüleink 1 hónap vagy akár 1 év alatt.

Csoda, ha feladattengerben úszunk és időhiányban szenvedünk? Csoda, hogy túléljük, konkrétan. Nem vagyunk erre felkészülve, pláne felkészítve, tehát fel kell kötni a gatyát, mert a tempó ennél csak sokkal gyorsabb lesz. Napról napra. Ugye tudjátok, ezért szajkózom a kreatív problémamegoldó, rugalmas gondolkodás fontosságát, hogy ehhez a brutális mértékű változáshoz alkalmazkodni és benne (sikeresen) élni tudjunk.

3 időmenedzsment módszer, amely segíthet sikeresen beosztani az idődet

Válogass kedvedre, illetve neked van bevált módszered?

Eisenhower-mátrix – sürgős és fontos

Az USA 34. elnökéről – Dwight D. Eisenhower az időgazdálkodás mestere volt – elnevezett módszerrel könnyebben eligazodhatunk a fontos és sürgős teendőink között. Sokszor azért nyomasztanak a teendők, mert azt hisszük, hogy azonnal meg kell oldanunk. Pedig inkább mérlegelni kellene sürgősség és fontosság szerint.

Mutatom egy ábrán:

EISENHOWER-MATRIX

Töltsd ki a mátrixot az aktuális feladatokkal, vagy egyszerűen az is segíthet a hatkony időbeosztásban, ha a feladataidat ennek mentén gondolod át.

A munkafolyamat irányítás 5 lépése

Ahhoz, hogy a tennivalóinkat kiegyensúlyozottan irányíthassuk, érdemes ezt az 5 lépést a napi rutinunk részévé tenni. Ez a GTD-módszertanból származik.

  1. RÖGZÍTSD, ami megragadja a figyelmed! Az ötletek és teendők esetében ez mehet noteszbe, dokumentumba, applikációba vagy éppen naplóba. Én a telefonomon lévő jegyzet eszközt vagy a Google keep-et használom, mert ez a leggyorsabb. Minden egyéb esetben ez azt jelenti, hogy felfogod ép ésszel, amit tapasztalsz, tudomást veszel a helyzetről.
  2. TISZTÁZD, hogy az egyes elemek mit jelentenek és mihez kezdj velük! Tehát azonnal értékeld a beérkező infót, feladatot (lásd a 2 perces szabály része).
  3. RENDSZEREZD az eredményeket, hogy lásd a lehetőségeidet!
  4. REFLEKTÁLJ, hogy mit kezdesz vele!
  5. CSELEKEDJ, vagyis valósítsd meg, ahogy eltervezted!

Hogyan néz ki ez egy hétköznapi helyzetben? Legyen szó új ötletekről, egyszerű teendőkről, vagy nem a számításaink szerint alakuló dologról, mindig ezt a sémát alkalmazzuk. Mondjuk vendégeket várunk, de hazaérkezve nagy rendetlenség fogad. 1. Állapítsd meg, hogy mi nincs a helyén (rögzítés). 2. Döntsd el, hogy mit dobsz ki és mit pakolsz el, hogyan fogsz cselekedni (tisztázás). 3. Készíts egy tervet, hogy miként állítod vissza a rendet, esetleg delegálsz-e valakinek feladatot, vagyis a párod leviszi a szemetet, amíg te a kajákat a hűtőbe pakolod és elmosogatsz (rendszerezés). 4. Mivel az eredeti feladat, hogy vendégeket vársz, erre reflektálsz, hogy akkor mi a teendő, például van-e otthon minden, ami a kajához kell (reflektálás). 5. Elkezded a főzést (cselekvés).

Általában az első két lépésen véreznek el az emberek, mert mindent fejben akarnak tartani, nem írjak le vagy nem összegeznek és nem tisztáznak, nem hoznak(tudatos) döntéseket a cselekvés elkezdése előtt. Ezáltal lehetne pedig tisztábban látni a helyzetet és pánik vagy halogatás helyett az ellenőrzésünk alatt tartani.

David Allen klasszul tanácsolja, hogy

gondoljuk végig, mi szükséges ahhoz, hogy mindig tudjuk, mit, mikor, hogyan verhetünk ki a fejünkből.

Erre vonatkozik a következő 2 perces szabály. Imádom és használom! Már behoztam Womenspiration workshopba is, és minden résztvevőnél sikert aratott. 🙂

3 bevált időmenedzsment módszer, hogy hatékonynak érezd magad!

GTD-módszertan –  2 perces szabály

Ismered az érzést, amikor valamin dolgozol, de eszedbe jut valami apróság? Apróság, de ott motoszkál, hogy meg kellene tenned (pl.: egy e-mail megírása, szólni a kollégádnak valamiről stb.). Mikroteendők, de ha nem foglalkozol vele, egyre csak gyűlnek és ott piszkálnak tudat alatt. Nagyon el tudja vinni a fókuszt. Tegyél róla, hogy ne vigye el, ezáltal produktívabbnak érezheted magad.

Az egész lényege leegyszerűsítve a következő folyamat. Ha bejön egy új input, feladat, ötlet, akkor AZONNAL dönts a sorsáról.

  1. Ha belefér 2 percbe az elvégzése, akkor tedd meg azonnal!
  2. Ha nem fér bele 2 percbe az elvégzése, akkor
    1. vagy iktasd be magadnak egy későbbi időpontra (naptár, applikáció, határidőnapló stb.) és majd akkor foglalkozz vele,
    2. vagy delegáld másnak a feladatot, akihez jobban passzol,
    3. de ha nem delegálod és nem is te akarod elvégzeni, akkor töröld a feladatok közül és ne foglalkoztasson többet a gondolat.

Ilyen egyszerűen meg tudsz szabadulni a folyamatosan utadba kerülő mikrofeladatoktól.

Ha bővebben érdekel a téma, a GTD – Az időmenedzsment új módszertana c. HVG könyvet ajánlom, illetve a Womenspiration IDŐMENEDZSMENT ONLINE KURZUSÁT, ahol többek között ezekről a módszertanokról is bővebben szó lesz.

Időbeosztási praktikáim

Az alábbi Nők az útON podcast adásban megosztjuk Anitával a mi időbeosztási szokásainkat. Ezek között néhány igen hasznos módszer is elhangzik, amelyek sokkal hatékonyabbé tehetik a ti napjaitokat is. Hallgasd meg most, vagy egy podcast applikációval (Spotify, Apple podcast, Anchor stb.) bármikor!

Téged is hajt a kíváncsi tudásvágy, számodra is fontos az önfejlesztés és a kreatív szemléletmód? Ha igen, kövesd a szikrákat a több ezer fejlődni vágyó olvasóval együtt: SZIKRAMAILFB CSOPORT, FBINSTAGRAM, PODCAST, ÉLJ KREATÍVAN KÖNYV ÉS PROGRAM, SZIKRA KURZUSOK.

Ha személyre szabottabb segítség kell komplex projektek, kreatív problémamegoldás vagy énmárka építés témában, jelentkezz be egyéni konzultációra.

Ezeket olvastad már?