Hatékony csapatvezetés home office-ban

Szerző: Szokoli Bernadett
Hatékony csapatvezetés home office-ban

Lehet, hogy egy vezető eddig a lehető legjobban vezette csapatát, mégis a home office megzilálja a teljesítményt. Ez teljesen normális, ugyanis a megváltozott körülmények óhatatlanul is új struktúrákat igényelnek, amelyekre szinte egyáltalán nem volt lehetőség felkészülni.

Mielőtt belevágunk, fontosnak érzem megjegyezni, hogy a home office-ban történő munkavégzés elsősorban akkor lesz hatékony, ha elsajátítjuk a coaching szemléletű vezetést. Ez sok esetben nagy munkát jelenthet és számos készségünket felül kell vizsgálni, erősíteni, fejleszteni vagy éppen háttérbe szorítani. Lassú és kitartó munkával érhető el, az is előfordulhat, hogy szükség van külső szakértőre is, hogy a folyamat sikeres és eredményes legyen. Így a cikkben csak néhány trükköt, gyorsan elsajátítható elemet emelek ki. 

Keretek és szabályok

Talán furcsán hangzik, hogy a home office témakört pont két ilyen merev szóval indítom, mégis kulcsfontosságú lehet a hatékonyság szempontjából, hiszen ha a csapattagod pontosan tudja, hogy mit vársz el tőle, mi az ő feladata, akkor jobban tud teljesíteni. Ezek nem feltétlenül korlátoznak, inkább kijelölik azt a területet, amelyen belül szabad mozgást vársz el tőlük. 

Emellett fontosak a szabályok is: mikor álljon rendelkezésre a csapatod és milyen formában. Irreális azt elvárni, hogy a nap bármely percében hívhatod és gép előtt találod őket.

Inkább olyasmit érdemes lefektetni, hogy mikorra számítson heti megbeszélésre, egyeztetésre. Ez Neked is támpont és ő is tudja, hogy mikor számíthat arra, hogy kérdezel, megnézed hol tart a feladatokkal.

Természetesen a keretek és szabályok egyeztetését kezdeményezd te, azonban itt jön be a coaching szemlélet: együtt alakítsátok ki a rendszert. Hagyd, hogy mindenki dobjon be a közösbe, mert akkor egy konszenzus alapján születik meg a közös szabály. Ennek mindig lesznek „kötelező” elemei, hiszen a határidők, esetleges felsőbb elvárások Téged is köthetnek, de kell, hogy legyen benne mozgástér.

Türelem

Magaddal szemben és a csapatoddal szemben is türelmesebbnek kell lenned. A folyamatok sokszor – főleg az elején – lassúbbá válhatnak. A keretek és szabályok lefektetése is időt vesz igénybe, azonban garantáltan később ez az idő megtérül.

Munkaidő újraértelmezése

A bizalommal szoros összefüggésben kell említeni a munkaidő újraértelmezését. Home office-ban nincs annak jelentősége, hogy ki hány órát ül gép előtt. Annak azonban van, hogy a rábízott feladatokat határidőre elvégezte-e. Így tehát nem azzal kell foglalkozni, hogy mikor dolgozik a csapattagod, hanem arra kell inkább figyelned, hogy megfelelő munkamennyiséget kapott-e, és azt hatékonyan el tudja-e végezni. A túlterhelés ilyenkor komoly gondot okozhat, vezetőként fektess komoly hangsúlyt arra, hogy mindenki annyi munkát kapjon, amennyi reálisan beleférhet a napjába.

Ha pedig az derül ki, hogy lődörög vagy kirándul? Ha a rábízott munka rendben van, az előre egyeztetett időpontokban elérhető és kész válaszolni bármilyen hozzá tartozó kérdésre, akkor ez lényegtelen. Pontosan emiatt sokak számára motiváló ez a munkarend, mert pl. szeret korán vagy késő este dolgozni: ilyenkor megteheti, de közben máskor lesz értékes szabad ideje.

Bizalom

A home office stabil bizalmi háttérrel rendelkező csapatoknál hatékony. Olyan szervezetben, ahol a vezető elhiszi a tagokról, hogy a rájuk bízott munka elvégzésére képesek és alkalmasak. A bizalom nagy teret és motiváló erőt adhat azoknak, akik szeretnek szabadon dolgozni. Itt azonban bejön a képbe az, hogy ismerned kell a csapattagokat, lesz, akinek ez a fajta munkavégzés nehézkes és kényelmetlen lesz. Náluk jobban „jelen” kell lenned, de erről a Támogatás cím alatt bővebben is írok.

A bizalom végtelenül összetett kérdéskör és nagyon mélyen gyökerezik, éppen ezért egy teljes cikksorozat sem tudná eléggé kimeríteni, nem beszélve arról, hogy mindig bizalom és helyzetfüggő. Azonban ha valamilyen akadályt észlelsz csapatod működésében, akkor nézd meg, hogy bízol-e bennük eléggé és ha nem, akkor gondold végig, hogy hogyan tudnál ezen a bizalmi viszonyon javítani.

Pontosabb feladatleírás

Mivel tényleg a coaching szemléletű vezetés jelentősen növeli a motivációt és hatékonyságot, a feladatok elosztását, delegálását is közösen lehet végezni. Célfókusszal át lehet beszélni, hogy mikorra meddig kell eljutni, amelyet a csapat együtt tud meghatározni.

Amikor ezt részfeladatokra osztjuk, – a csapat közreműködésével – akkor pedig nem az a teendő, hogy mi határozzuk meg, hogy ki mit csinál, hanem az, hogy megkérdezzük, hogy ki melyikben szeretne részt venni. Így mindenki magának választja ki a feladatot.

Ha kellően érett a csapat, akkor a „nem szeretem” feladatok is gazdára találnak.

Így nem marad más dolgunk, mint összegezni, hogy ki mit vállalt és milyen határidővel. Ha az egyének maguknak választják a feladatot és a határidőt is (természetesen reális keretek között), akkor sokkal motiváltabban vágnak bele a megvalósításba. 

Amit vezetőként meg kell határozni: milyen formában, mikorra várjuk az anyagokat. Ezek pontosítása azért fontos, mert nem látjuk egymást munka közben és lehet, hogy csak a végeredménynél szembesülünk azzal, hogy nem is erre gondoltunk… Ezt jól ki lehet küszöbölni azzal, hogy kisebb részfeladatokat kérünk. Könnyebben tudunk korrigálni, pontosítani.

Visszajelzések kérése és adása

Az új helyzetben elengedhetetlen, hogy információt gyűjtsünk arra vonatkozóan, hogy ki hogy éli meg a helyzetet. Nagy szükség van arra, hogy érezzék, hogy a vezetőjükre számíthatnak. Érdemes felmérni, hogy a home office-szal mennyire tudnak azonosulni, mennyi nehézséget vagy többlet terhet jelent neki. Ennek legegyszerűbb módja, ha megkérdezed. Ilyenkor célszerű csak egy-egy emberrel beszélni, akár telefonon, akár online alkalmazással. Teret és lehetőséget kell biztosítani számukra, hogy merjenek megnyilatkozni. Ez lehet, hogy az elején nehezebben megy, főleg, ha eddig erre nem volt példa. Ilyenkor célzott kérdésekkel segíthetjük azt, hogy véleményt alkosson. 

A visszajelzések begyűjtésére mindenképpen szánj időt, mert nagyon fontos eleme a motiválásnak, a bizalomépítésnek és ezáltal a hatékonyság növelésének is.

A számára dedikált idő  érték, ha valóban róla szól és valóban figyelembe vesszük visszajelzéseit, meglátásait. Olykor ez nehezítő körülmény is lehet, hiszen kritikát kapunk, nehéz eldönteni, hogy mit és milyen mértékben kell figyelembe venni. Ha hosszabb távon is gondolkodsz a home office realitásában, akkor kérj külső segítséget és fókuszálj erre a területre, mert a csapatodról és önmagadról is rengeteget tanulhatsz. 

Támogatás

Sokan nehezen vagy alig mernek kérni, kérdezni. Ez társadalmunkban egy általános jelenség és a home office-ban ez gondot okozhat. Nem látod, hogy ha a csapattag elakad egy feladatnál és nem látod, hogy mivel mennyi időt tölt. A bizalomépítésre alapozva azonban mindenkinek éreznie kell, hogy a csapat mögötte áll, van, aki segít neki, van, akitől kérdezhet. Ez a személy lehetsz Te is vezetőként, de lehet bármelyik csapattag. Éppen ezért a támogatás kulcsfontosságú lehet.

Viselkedj úgy, hogy a csapatod azt érezze: hívhat, kereshet és kérdezhet Tőled.

Ha ezt a viszonyt sikerül kiépíteni, akkor a home office nagymestere lehetsz. Nem egyszerű, nagy önismeretre és minden eddig felsorolt tevékenységre, tulajdonságra szükséged lesz. De légy kitartó, mert hatalmasat profitálhatsz belőle.

Nos, akárhogy is nézzük, a home office csapat vezetése először garantáltan többlet terhet ró ránk. Az új folyamat kidolgozásával járó időt nem tudjuk megspórolni. Olyan tényezőket kell figyelembe venni, amelyek eddig nem voltak vagy nem vettek el ennyi időt. Jó hír azonban, hogy ha a csapattagokra különös figyelmet fordítasz, ha felismered, hogy kinek milyen támogatásra van szüksége, hogyan tud jól dolgozni az új közegben, akkor számos előnnyel járhat. Nem utolsó sorban pedig garantáltan motivációs eszközként lehet rá tekinteni hosszútávon.

Leadkép: behance

TÉGED IS HAJT A KÍVÁNCSI TUDÁSVÁGY? KÖVESD A SZIKRÁKAT A TÖBB EZER FEJLŐDNI VÁGYÓ, KREATÍV NÉZŐPONTRA NYITOTT OLVASÓVAL EGYÜTT: SZIKRAMAILFACEBOOKINSTAGRAM , FB CSOPORT.

Ezeket olvastad már?